راه اندازی کافه یا کافی شاپ | از صفر تا صد، مرحله به مرحله

عجیب نیست اگر قصد راه اندازی کافه یا کافی‌شاپ دارید. کسب‌و‌کار کافه یکی از مشاغل پرطرفدار در سراسر جهان است. در یک دهه‌ی گذشته، در ایران هم به یکی از مشاغل محبوب و رایج تبدیل شده است.

جذابیت و سادگی کافه‌داری، باعث شده تا امروز تقریبا در هر کوچه و خیابانی کافه‌ای را مشغول به کار ببینیم. اما با وجود جذابیت و سادگی راه‌اندازی کافه باید بدانیم که در سراسر دنیا تنها نیمی از کافه‌ها شانس این را دارند که به تولد پنج‌سالگی خود برسند.

اگر در تصمیم خود جدی هستید و علاقه‌ی زیادی به این شغل دارید، باید تلاش کنید تا جزو پنجاه‌درصد کافه‌داری باشید که تولد پنج سالگی کافه‌ی خود را می‌بینند. البته توجه داشته باشید که قبل از راه‌اندازی کافه ابتدا این کار را چند ماه تجربه کنید و با علم قهوه و نوشیدنی‌ها آشنا شوید.

در این مقاله سعی داریم، مراحل راه‌اندازی یک کافه را از صفر تا صد به صورت مرحله به مرحله و به شکل اصولی بررسی کنیم و راهنمای جامعی در راه اندازی کافه و کافی شاپ ارائه کنیم.

1. بازار را تجزیه و تحلیل کنید

قبل از هر اقدامی باید بازار موجود را تجزیه و تحلیل کنید تا چند نکته ی مهم را مشخص کنید. نیاز بازار را بسنجید و بررسی کنید که بازار گنجایش یک کافه ی جدید را دارد یا نه.

اگر تقاضا به قدری باشد که بازار مورد نظرمان پذیرای یک کافه جدید باشد، راه اندازی یک کافه می تواند ارزش بالایی ایجاد کند. در غیر این صورت احتمالا کار سختی در پیش دارید و درگیر یک رقابت خونین خواهید شد.

محل کافه:

یکی از مهم ترین انتخاب های شما در راه اندازی کافه، انتخاب مکانی مناسب با استراتژی و سبک کافه شماست. شاید برخی به شما بگویند باید مکانی پرتردد و شلوغ انتخاب کنید. اما اگر قصد داشته باشید کافه ای دنج برای کسانی که علاقه دارند کمی از فضای شلوغ روزمره فاصله بگیرند افتتاح کنید، بازهم یک مکان پرتردد مناسب شماست؟

پس انتخاب محل کافه، باید نسبت به استراتژی شما باشد. یا اینکه استراتژی کافه را بر اساس محلی که قرار است در آنجا کافه خود را احداث کنید طرح ریزی کنید. جالب است بدانید بخش زیادی از کافه های ناموفق به دلیل انتخاب محل نامناسب شکست می خورند.

رقبا:

بعد از انتخاب محل مناسب، وقت آن رسیده که رقبای خود را تجزیه و تحلیل کنید و ببینید چه چیزی آن ها را منحصر به فرد می‌کند.

نقاط قوت و ضعف رقبا را بررسی کنید و به این فکر کنید چه فرصت ها و چه تهدید هایی وجود دارد. اگر رقبای شما، بر روی قیمت تمرکز کرده اند و جنگ رقابتی آنها بر سر قیمت است، شاید بهتر باشد شما بر روی کیفیت محصولاتتان تمرکز کنید.

شاید رقبا فضای دلنشینی برای مطالعه نداشته باشند و مشتریان نیاز به فضایی آرام و مناسب برای مطالعه نیاز داشته باشند. شاید هم از کیفیت قهوه ی آنها گلایه می کنند و نیاز به قهوه ی با کیفیت تری دارند.

مشتریان:

مشتری دلیل وجود و شکل گیری شماست. توجه به نیاز مشتری، اصول اولیه ی هر کسب و کاری است. همه چیز باید بر اساس نیاز مشتری و سلیقه ی آنها شکل بگیرد. مگر اینکه قصد داشته باشید برندی لوکس ایجاد کنید و توان مالی بسیار بالایی داشته باشید. در این صورت می توانید سلیقه ی خود را به مشتری قالب کنید.

اما برای ایجاد یک کافه پر فروش، همواره باید نیاز مشتری را در نظر بگیرید. باید بدانید مشتریان، چه نوع قهوه ای می پسندند، طرفدار چه فضایی هستند و در ازای آن چه بهایی را حاضرند بپردازند.

2. برنامه ریزی کنید

برای شروع هر فعالیتی، نیاز داریم یک برنامه ریزی منظم و منسجم داشته باشیم. شاید در تصورات خود همه چیز را برنامه ریزی کرده اید و حتی کافه ی خود را بنا کرده اید و به فروشی باورنکردنی رسیده اید. اما این خیالات واهی، راه به جایی نخواهند برد. همه چیز باید بر روی کاغذ ثبت شود تا بتوانید مشکلات و کمبود ها را بیابید و طبق برنامه پیش بروید.

خلاصه مدیریتی:

چشم انداز، ماموریت و اهداف خود را برای کسب و کارتان شرح دهید. دلیل احداث یک کافه ی جدید چیست؟ قرار است به کجا برسید و قرار است چه مشکلی را حل کنید؟

طرح کسب و کار خود را به صورت خلاصه بنویسید، نیاز نیست یک طرح صد صفحه ای یا حتی ده صفحه ای بنویسید. یک طرح یک صفحه ای هم کفایت می کند.

بوم مدل کسب و کار، ابزاری گرافیکی است که در این زمینه کمک زیادی به شما می کند. اگر علاقه مندید یک کافه به شکل اصولی و با مزیت رقابتی پایدار ایجاد کنید، به شما پیشنهاد می کنم قبل از شروع در دوره مدیریت کافه واترماگ شرکت کنید و با ابزار هایی که در این دوره ارائه شده، احتمال موفقیت خود را بیشتر کنید و همه چیز را اصولی پیش ببرید. در این دوره ما تمام توانایی های مدیریتی مورد نیاز برای یک کافه دار را ارائه کرده ایم.

محصولات و خدمات:

حالا وقت آن رسیده که مطابق نیاز مشتری و با توجه با امکاناتی که در اختیار دارید، محصولات و خدمات خود را طراحی کنید. قرار است کافه ای سنتی با محصولاتی رایج ایجاد کنید یا کافه ای مدرن و با خلاقیت در محصولات و ترکیب های تازه داشته باشید؟

همه ی این موارد به نیاز مشتریان و استراتژی شما وابسته است. می خواهید از قهوه ی با کیفیت استفاده کنید و یا ترجیح می دهید قیمتی منصفانه در کنار کیفیتی معقول و قابل قبول ارائه دهید؟ تمام این موارد در شکل گیری محصولات و خدمات شما موثر خواهد بود.

استراتژی بازاریابی:

برنامه ای برای جذب و حفظ مشتریان ایجاد کنید. ممکن است در مکانی پرتردد فعالیت کنید و قصد شما جذب افراد جدید باشد، یا شاید قصد دارید مشتریان محدودی داشته باشید اما وفاداری آن ها را افزایش دهید.

استراتژی کافه شما، باید بر اساس سلیقه و نیاز مشتری و توانایی شما ایجاد شود. مشتری شما کیست؟ چه ویژگی هایی دارد؟ و قرار است طول عمر هر مشتری چقدر باشد؟ استراتژی شما تمام سوالات را پاسخ می دهد.

امروزه اکثر برند ها و کسب و کارها سعی دارند وفاداری مشتریان خود را با استفاده از برنامه های وفادارسازی مثل گیمیفیکشن، پیشنهاد های تخفیف و رویداد های مختلف افزایش دهند. این برنامه ها به شما کمک می کند طول عمر مشتری را افزایش دهید و مشتریان را به خرید بیشتر ترغیب کنید.

پیش بینی های مالی:

هرچند که منابع مالی، تنها منبع موثر در موفقیت کسب و کارها نیست، اما قطعا یکی از مهم ترین منابع در دسترس ماست. منابع مالی ما نیاز به برنامه ریزی، پیش بینی هزینه ها و مدیریت دارند تا در جای درست و به موقع استفاده شوند.

هدر رفت منابع مالی می تواند به شکست زودهنگام کافه ما منجر شود. به همین دلیل نیاز به مدیریت هوشمندانه در این زمینه داریم. با در نظر گرفتن شرایط نامساعد اقتصاد ایران، باید بسیار هوشمندانه تر از قبل این منبع مهم را مدیریت کرد. باید مطمئن شویم سرمایه ای که در دست داریم با الویت استفاده شده و صرف مقاصد مهم و درآمدزا شود.

شاید برای شما سوال باشد هزینه های راه اندازی کافه چقدر است؟ بسته به نوع کافه شما این مورد می تواند متغیر باشد اما به طور کلی در ایران یک کافه را می توان با حدود 5000 دلار به بالا راه اندازی کرد. برای مشاوره می توانید با ما تماس بگیرید.

3. منابع مالی خود را مدیریت کنید

سرمایه ی راه اندازی کافه، هزینه های منابع انسانی، هزینه ی بازاریابی و تبلیغات و سایر هزینه های دیگر کسب و کار ما از چه طریقی تامین می شود؟ هرچقدر هم که با دست پر شروع به کار کنیم، باز هم سرمایه ی ما محدود است و نیاز به مدیریت دارد.

تعیین منابع مالی:

منابع مالی خود را تعیین کنید. از چه طریقی قرار است سرمایه ی مورد نظر را فراهم کنید؟ از طریق وام، سرمایه شخصی، سرمایه خانواده یا دوستان، یا از طریق سرمایه گذاران دیگر؟

باید منطقی باشیم و احتمال هر مورد را بررسی کنیم. اگر قرار است وام بگیریم چقدر احتمال دارد که با وام ما موافقت نشود یا نتوانیم را دریافت کنیم؟ هر مورد چه زمانی به دست ما می رسد و چقدر احتمال دارد فراهم کردن هر مورد با تاخیر مواجه شود؟

بودجه بندی:

یک برنامه جامع از هزینه هایی که برای راه اندازی کافه در نظر دارید، ایجاد کنید. بودجه ی خود را به درستی تقسیم بندی کنید و سعی کنید تا حد امکان هزینه ها را پیش بینی کنید. البته در نظر داشته باشید که هر چقدر بودجه بندی شما دقیق باشد، باز هم هزینه هایی هستند که آن ها را در نظر نگرفته اید. پس مقداری از بودجه را برای هزینه های پیش بینی نشده کنار بگذارید.

4. محل کافه را آماده کنید

مکان مناسب را پیدا کرده اید، استراتژی و کانسپت کافه هم مشخص شده، حالا وقت آن رسیده که محل کافه را آماده سازی کنیم. همانطور که در بخش تحقیق بازار گفتیم، محل کافه شما باید بر حسب مخاطبی که قرار است بر روی آن تمرکز کنید انتخاب شود. البته بعضی از افراد ابتدا محلی را انتخاب می کنند و بعد از آن استراتژی مناسب آن محل را طرح ریزی می کنند.

طراحی فضا:

سعی کنید از یک مشاور طراح مشورت بگیرید یا در صورت امکان، طراحی کافه را به متخصص آن بسپارید. فضای کافه اولین نقطه ی تماس با مشتری است. بسیاری از مشتری ها، بر اساس فضای داخلی شما را انتخاب و یا قضاوت می کنند.

اگر فضایی سنتی ایجاد کنید، مشتری کمتر انتظار دارد محصولاتی مدرن و خلاقانه داشته باشید. اما اگر فضایی مینیمال دارید، مشتری ها تصور می کنند، محصولاتی ساده و با کیفیت ارائه می کنید. پس معماری کافه شما باید با نوع محصولات و خدمات شما هم خوانی داشته باشد.

مجوزها:

برای شروع فعالیت در هر کسب و کاری نیاز به مجوز های مختلفی می باشد. یک کافه، نیاز به مجوز بهداشت، جواز کسب و مجوز فعالیت از اتحادیه مربوطه دارد. البته بسته به نوع فعالیت شما، ممکن است نیاز به مجوز های بیشتری هم باشد.

سعی کنید در کوتاه ترین زمان ممکن مجوزهای لازمه را برای کسب و کارتان دریافت کنید. علاوه بر اینکه مجوز ها به معنای تایید روند کاری شماست، در شرایط موجود در کشورمان عدم دریافت مجوزها ما را با مشکلات زیادی مواجه خواهد کرد.

5. تجهیزات و مواد اولیه را خریداری کنید

بعد از طراحی فضا و چیدمان کافه، باید تجهیزات مورد نیاز را خریداری کرده و جای گذاری کنید. تجهیزات گران قیمت و لوکس، الزما کیفیت بهتری ارائه نمی کنند و به خودی خود باعث افزایش فروش نمی شوند. تجهیزات باید متناسب با بودجه ما و محصولاتی که ارائه می کنیم، میزان توانایی ما و استراتژی کافه ما باشد.

همچنین باید توجه کنیم که تجهیزات با یکدیگر متناسب باشند، یعنی بودجه بندی مناسبی برای هر دستگاه انجام شود. بسیاری از کافه ها هزینه ی زیادی برای دستگاه اسپرسو ساز می کنند و برای تجهیزات دیگر مبلغ ناچیزی کنار می گذارند.

فرض کنید بلندری ارزان قیمت خریداری کرده اید. در حالی که هزینه بسیار زیادی برای تجهیزات قهوه کرده اید. و بعد از چند ماه متوجه می شوید بیشترین فروش شما از شیک ها و اسموتی هاست. در واقع در این حالت شما بودجه ی خود را هدر داده اید.

در کنار خرید تجهیزات کافه، باید به فکر خرید مواد اولیه ی محصولاتتان هم باشید. سعی کنید فروش خود را به بهترین شکل و بر حسب تحلیل رقبا و تحلیل جریان کاری کافه، پیش بینی کنید و بر حسب آن مواد اولیه را خریداری کنید.

بسیاری از موادی که خریداری می کنید تاریخ مصرف کوتاهی دارند، از طرفی تازگی مواد اولیه اهمیت بسیار بالایی در کیفیت محصول نهایی دارند. پس دقت در میزان خرید مواد اولیه بسیار مهم است. البته بعد از مدتی، تجربه شما در این زمینه بیشتر خواهد شد و پیش بینی های دقیق تری خواهید داشت.

6. کارکنان را استخدام کنید

یکی دیگر از منابع مهم و تاثیرگذار در کسب و کارها، منابع انسانی است. استخدام نیروی کار شاید در ظاهر ساده به نظر برسد، اما باید توجه داشته باشیم که تمام کارکنان ما باید به اصول کافه ما پایبند باشند، با استراتژی کافه ما همخوانی داشته باشند و در نهایت بتوانند با تیم کاری ارتباط خوبی برقرار کنند.

استخدام:

کارمندانی را استخدام کنید که با نیازهای کاری شما متناسب باشند. اگر کافه ای تخصصی هستید نیاز دارید باریستای حرفه ای استخدام کنید. و اگر کافه شما، یک کافه بیکری است نیاز به نانوایی ماهر دارید.

آموزش:

هر کافه ای روند و سبک کاری خود را دارد، به همین دلیل نیاز دارید زمانی را صرف آموزش منابع انسانی کنید. سعی کنید برنامه ی آموزشی منظمی تدوین کنید و با توجه به جریان کاری کافه، کارمندان خود را آموزش دهید. در ضمن فراموش نکنید که آموزش و توسعه مداوم منابع انسانی می تواند یک مزیت رقابتی برای شما ایجاد کند.

7. تبلیغات و بازاریابی را شروع کنید

هرچند که بازاریابی در مرحله ی اول آغاز شده اما با شروع کار، بازاریابی و تبلیغات کافه شکلی جدی تری به خود می گیرند و به یک روتین کاری تبدیل می شوند. شناسایی نیاز مشتری، ارائه محصولاتی بر پایه نیاز آنها، ایجاد پیشنهادات و تخفیف های جذاب همگی از جنس بازاریابی هستند.

برندسازی و ایجاد آگاهی از برند:

شما باید حضورتان را به علاقه مندان اعلام کنید. فضای داخلی و طراحی فضای بیرون کافه، اولین کاری است که در این زمینه انجام می دهید. اما باید از تمام ابزارهای موجود استفاده کنید و از طریق کانال های مختلفی، مشتریان را از حضورتان با خبر کنید. برند خود را از طریق وب سایت، رسانه های اجتماعی، تبلیغات و رویدادها تبلیغ کنید و توسعه دهید.

وفادارسازی مشتریان:

تنها اعلام حضور کردن کافی نیست، شما باید مخاطبانی را که جذب کرده اید نگه داری کنید. هزینه ی جذب مشتری، بسیار بیشتر از نگه داشت آنهاست. پس سعی کنید ارتباطتان با مشتریان را حفظ و مدیریت کنید و برنامه های برای وفادارسازی آنها طرح ریزی کنید. برنامه هایی برای پاداش به مشتریان و تشویق به بازگشت آنها ایجاد کنید.

8. کافه خود را مدیریت کنید

شاید فکر کنید همه چیز تمام شده و وقت آن رسیده که بنشینید و از دست آورد خود لذت ببرید. اما کار تازه شروع شده و باید فعالیت های مختلف کسب و کارتان را شناسایی کرده و آنها را کنترل و مدیریت کنید تا به یک جریان مالی مناسب برسید. پیشنهاد ما این است که برای مدیریت هدفمند کافه، می توانید در دوره مدیریت کافه واترماگ شرکت کنید.

مدیریت روزمره:

با ایجاد یک برنامه منظم و با استفاده از ابزارهایی مانند چک لیست فعالیت های روزانه ی کسب و کارتان را کنترل و مدیریت کنید. مدیریت و کنترل روزانه باعث می شود که به یک جریان ثابت برسید و مشکلات موجود را شناسایی و رفع کنید.

یک کافه دار بدون توانایی های مدیریتی، یک کافه دار شکست خورده است. شما باید همه چیز را رصد کنید، از منابع مالی گرفته تا منابع انسانی و جریان کار روزانه، فقط در این صورت است که می توانید به فروشی حساب شده و پایدار برسید.

کنترل موجودی:

انبارداری و کنترل موجودی مواد اولیه، یکی از دشوار ترین بخش های کافه داری است. از آنجا که کافه ها مواد اولیه ی بسیاری نیاز دارند، باید همواره موجودی آنها را کنترل کرد و در وقت مناسب برای خریداری و سفارش مجدد مواد اولیه اقدام کرد.

خدمت رسانی به مشتری:

اگر مشتریان شما از محصولات و خدمات شما رضایت داشته باشند، می توانید با خیال راحت فعالیت خود را ادامه دهید. یک مشتری راضی، می تواند ده ها مشتری دیگر به شما معرفی کند، همانطور که یک مشتری ناراضی می تواند مشتریان دیگر را از شما دور کند.

بنابراین همواره باید از رضایت مشتریان اطمینان حاصل کنید و خدمات و محصولاتتان را ارزیابی کنید. همواره باید به این فکر باشید که چطور می توانید، رضایت مشتری را افزایش دهید و مشکلات آنها را کمتر کنید.

نکات کلیدی:

در پایان مقاله چند نکته ی کلیدی را بررسی می کنیم، تا مطمئن شویم برای راه اندازی کافه آمادگی لازم را داریم.

اشتیاق:

مطمئن شوید که به کافه داری و قهوه علاقه ی زیادی دارید، مدیریت یک کافه کاری دشوار و خسته کننده است. تنها کسانی در این مسیر می مانند که علاقه کافی به صنعت قهوه و کافه داری داشته باشند.

توجه به جزئیات:

یک کافه از بخش های مختلفی تشکیل شده، طراحی فضا، ارتباط با مشتری، علم قهوه و نوشیدنی، مدیریت مالی و انبارداری از جمله بخش های کسب و کار کافه هستند. مطمئن شوید به تمام جنبه های کسب و کار خود، از جمله محصولات، خدمات، بازاریابی و عملیات توجه می کنید.

انعطاف پذیری:

با توجه به تغییر روندها و نیازهای مشتریان، باید همواره انعطاف به خرج دهید و کافه خود را به روز نگه دارید.

در این مقاله سعی کردیم، روند کلی راه اندازی کافه را از صفر تا صد به صورت مرحله به مرحله بررسی کنیم و به دوستانی که قصد دارند در این زمینه فعالیت کنند کمکی هر چند کوچک کرده باشیم. هرچند که جزییات بسیار بیشتری هست که باید به آنها در این مسیر توجه کنیم. اگر علاقه مند هستید توانایی مدیریتی خود را افزایش دهید و مدیریتی هدفمند در کافه خود داشته باشید، پیشنهاد می کنم در دوره مدیریت کافه واترماگ ثبت نام کنید.